Spis treści
Poczta nie działa – zacznij od komunikatu zwrotnego
W przypadku problemów z pocztą najważniejszy jest dokładny komunikat błędu. Inaczej diagnozuje się brak odbioru wiadomości, inaczej problem z wysyłką, a jeszcze inaczej odrzucanie maili przez Gmail, Outlook lub serwer odbiorcy.
Zachowaj treść zwrotki, datę wysyłki, adres nadawcy i odbiorcy. Te informacje pozwalają szybko sprawdzić, czy problem leży w programie pocztowym, hostingu, rekordach DNS czy reputacji domeny.
SPF, DKIM i DMARC – dlaczego maile trafiają do spamu
SPF wskazuje, które serwery mogą wysyłać pocztę z danej domeny. DKIM podpisuje wiadomość kryptograficznie, a DMARC mówi odbiorcom, jak traktować wiadomości, które nie przejdą kontroli. Błędna konfiguracja może powodować spam, odrzucenia i problemy z dostarczalnością.
Po zmianie hostingu, systemu mailingowego albo serwera poczty trzeba sprawdzić rekordy DNS. Częsty błąd to pozostawienie starego SPF albo dodanie kilku rekordów SPF zamiast jednego poprawnego.
Quota exceeded, mailbox full i pełna skrzynka
Komunikat quota exceeded lub mailbox full oznacza najczęściej, że skrzynka odbiorcy albo nadawcy przekroczyła limit miejsca. Wtedy wiadomość nie może zostać przyjęta albo wysłana, nawet jeśli program pocztowy działa poprawnie.
Rozwiązaniem może być usunięcie dużych załączników, zwiększenie limitu skrzynki, archiwizacja poczty albo przejście na hosting z większą przestrzenią.
Kiedy potrzebna jest administracja pocztą
Jeżeli problem dotyczy domeny firmowej, wielu użytkowników albo wysyłki faktur i ofert, nie warto działać na ślepo. Możemy sprawdzić DNS, rekordy SPF, DKIM, DMARC, konfigurację hostingu i programy pocztowe użytkowników.
Przy większych zmianach warto połączyć obsługę IT dla firmy z techniczną opieką nad pocztą i hostingiem w CODERGO.
Powiązane usługi
Problemy z programem pocztowym i kontami użytkowników można zgłosić przez obsługę IT dla firm lub zdalną pomoc IT.
W przypadku DNS, limitów skrzynek i infrastruktury pocztowej sprawdź w CODERGO hosting WWW i e-mail, zdalny dział IT albo administrację serwerami.